Datenschutzerklärung für die Online-Anmeldung zur wissenschaftlichen Tagung
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Online-Anmeldung ist:
Universität Vechta
Driverstr. 22
49377 Vechta
Deutschland
Tel.: +49. (0) 4441.15-0
E-Mail: info@uni-vechta.de
Website: www.uni-vechta.de
Sofern ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, erreichen Sie diesen unter:
Die Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Anja Schöndube
Driverstr. 22
49377 Vechta
Deutschland
Tel.: +49. (0) 4441.15-272
E-Mail: info.datenschutzbeauftragte@uni-vechta.de
Website: www.uni-vechta.de
2. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten die im Rahmen der Online-Anmeldung angegebenen personenbezogenen Daten, um die wissenschaftliche Tagung ,,Chancen und Herausforderungen eines wissenschaftlichen Content-Netzwerks‘‘ am 31.03.-02.04.2027 in Vechta organisatorisch durchzuführen.
Die Verarbeitung dient insbesondere folgenden Zwecken:
- Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Anmeldung;
- Organisation der Teilnahme an der Tagung;
- Kommunikation mit Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme;
- Erstellung von Teilnehmerlisten, soweit dies für die Durchführung der Tagung erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist;
- Organisation von Tagungsunterlagen, Namensschildern und gegebenenfalls Teilnahmebescheinigungen;
- Abwicklung von Teilnahmegebühren und gegebenenfalls damit verbundener Zahlungs- und Buchhaltungsvorgänge;
- Organisation von Verpflegung und sonstigen Veranstaltungsleistungen, soweit erforderlich;
- gegebenenfalls Durchführung und Dokumentation von Beiträgen, Vorträgen oder Präsentationen.
Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig ist oder Sie hierin ausdrücklich eingewilligt haben.
3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Im Rahmen der Anmeldung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Anrede, Vorname und Nachname;
- institutionelle bzw. berufliche Zugehörigkeit;
- Funktion bzw. akademischer Titel, soweit angegeben;
- Postanschrift bzw. dienstliche Anschrift, soweit für die Rechnungsstellung erforderlich;
- E-Mail-Adresse und gegebenenfalls weitere Kontaktdaten;
- Angaben zur Teilnahme und zu gebuchten Veranstaltungsbestandteilen;
- Angaben zu Vortrag, Poster oder sonstigem wissenschaftlichen Beitrag, sofern zutreffend;
- Angaben zu besonderen organisatorischen Anforderungen, soweit Sie diese freiwillig mitteilen.
Bitte übermitteln Sie uns über das Anmeldeformular grundsätzlich nur solche Informationen, die für die Organisation Ihrer Teilnahme erforderlich sind oder deren Angabe Sie ausdrücklich wünschen.
4. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der jeweils einschlägigen Bestimmungen der DSGVO.
Soweit die Verarbeitung für die Durchführung und Organisation Ihrer Teilnahme an der Tagung erforderlich ist, erfolgt sie insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anmeldung ein Vertragsverhältnis bzw. vorvertragliche Maßnahmen begründet.
Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person entgegenstehen, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zu den berechtigten Interessen können insbesondere die ordnungsgemäße Organisation und Durchführung der Tagung, die Veranstaltungsverwaltung sowie die IT- und Datensicherheit gehören.
Soweit wir für einzelne Verarbeitungsvorgänge Ihre Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Soweit im Rahmen der Anmeldung oder Veranstaltungsorganisation besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, etwa Gesundheitsdaten aufgrund besonderer Unterstützungs- oder Barrierefreiheitsbedarfe, erfolgt dies nur auf einer hierfür einschlägigen Rechtsgrundlage, insbesondere nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO. Die Angabe solcher Daten ist grundsätzlich freiwillig, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes angegeben wird.
5. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Angaben im Anmeldeformular sind für die Bearbeitung Ihrer Anmeldung erforderlich.
Wenn Sie erforderliche Angaben nicht bereitstellen, kann eine Teilnahme an der Tagung gegebenenfalls nicht organisiert oder bestätigt werden.
Die Angabe weiterer Daten ist grundsätzlich freiwillig. Welche Angaben tatsächlich erforderlich sind, ergibt sich aus dem jeweiligen Anmeldeformular.
6. Empfänger der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten erhalten innerhalb der Universität Vechta diejenigen Stellen und Personen, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.
Darüber hinaus können personenbezogene Daten an externe Dienstleister übermittelt werden, soweit dies für die Durchführung der Tagung erforderlich ist. Hierzu können insbesondere gehören:
- Anbieter des Online-Anmelde- bzw. Formularsystems;
- IT-, Hosting- und technische Dienstleister;
- Anbieter von Tagungsmanagement- oder Veranstaltungssoftware;
- Zahlungsdienstleister und Banken, soweit eine Zahlungsabwicklung erfolgt;
- Druck- und Versanddienstleister, soweit erforderlich;
- Veranstaltungsstätten, Caterer oder sonstige Dienstleister, soweit dies für die Organisation der von Ihnen gebuchten Leistungen erforderlich ist.
Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies – soweit gesetzlich erforderlich – auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten zu Werbezwecken erfolgt nicht, sofern Sie hierin nicht ausdrücklich eingewilligt haben.
7. Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet grundsätzlich nicht statt.
Sollten im Einzelfall Dienstleister eingesetzt werden, bei denen eine Übermittlung in ein Drittland nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt diese nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
Hierzu können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien wie die von der Europäischen Kommission erlassenen Standarddatenschutzklauseln eingesetzt werden.
8. Speicherdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Daten aus der Anmeldung werden nach Abschluss der Tagung gelöscht, sobald sie für die Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Rechtsgrundlagen für eine weitere Speicherung bestehen.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, kann sich die Speicherdauer entsprechend verlängern. Dies betrifft insbesondere steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten.
Daten, die aufgrund einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht weiter gespeichert werden müssen, werden für andere Zwecke grundsätzlich gesperrt bzw. nur noch im erforderlichen Umfang verarbeitet.
9. Teilnehmerlisten und Namensschilder
Für die Durchführung der Tagung kann es erforderlich sein, Namensschilder oder Teilnehmerlisten zu erstellen.
Soweit Teilnehmerlisten oder Namensschilder Angaben enthalten, die über die für die unmittelbare Veranstaltungsorganisation erforderlichen Informationen hinausgehen, erfolgt eine entsprechende Verarbeitung nur, soweit hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.
Eine Veröffentlichung von Teilnehmerdaten, beispielsweise auf einer öffentlich zugänglichen Internetseite, erfolgt grundsätzlich nicht ohne eine hierfür erforderliche Rechtsgrundlage bzw. – soweit erforderlich – Ihre Einwilligung.
10. Wissenschaftliche Beiträge und Publikationen
Sofern Sie im Rahmen der Tagung einen Vortrag, ein Poster oder einen sonstigen wissenschaftlichen Beitrag einreichen, können die damit verbundenen personenbezogenen Daten – insbesondere Name, institutionelle Zugehörigkeit, Titel und Inhalt des Beitrags – zum Zweck der Organisation, Durchführung und gegebenenfalls Dokumentation der Tagung verarbeitet werden.
Eine Veröffentlichung von Beiträgen, Abstracts, Namen, institutionellen Zugehörigkeiten oder sonstigen Angaben erfolgt nur auf Grundlage einer hierfür bestehenden Rechtsgrundlage.
Soweit für eine Veröffentlichung eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.
11. Foto-, Video- und Tonaufnahmen
Es werden im Rahmen der Tagung Foto-, Video- oder Tonaufnahmen, etwa für die Plattformen Instagram und TikTok zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit angefertigt, die identifizierbare Personen zeigen oder deren Stimme aufzeichnen.
Ich bin mir darüber im Klaren, dass Fotos und Videos im Internet von beliebigen Personen abgerufen werden können. Es kann trotz aller technischen Vorkehrungen nicht ausgeschlossen werden, dass solche Personen die Fotos bzw. Videos weiterverwenden oder an andere Personen weitergeben.
Diese Einverständniserklärung ist freiwillig und kann gegenüber der Universität Vechta jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eine Veröffentlichung solcher Aufnahmen erfolgt nur, soweit hierfür eine entsprechende datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage besteht.
12. Datensicherheit
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation, unberechtigtem Zugriff und sonstiger unberechtigter Verarbeitung zu schützen.
Die Übertragung personenbezogener Daten über das Online-Anmeldeformular erfolgt – soweit technisch unterstützt – über eine verschlüsselte Verbindung.
Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung und den organisatorischen Möglichkeiten regelmäßig überprüft und angepasst.
13. Ihre Rechte
Als betroffene Person haben Sie nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO;
- Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
- Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
- Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an den oben genannten Verantwortlichen oder – sofern vorhanden – an die benannte Datenschutzbeauftragte bzw. den benannten Datenschutzbeauftragten wenden.
14. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei der Niedersächsischen Beauftragten für Datenschutz als zuständiger Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstr. 5, 30159 Hannover, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragte:
E-Mail: info.datenschutzbeauftragte@uni-vechta.de
Telefon: +49. (0) 4441.15 272
Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben unentgeltlich bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben.
15. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Zusammenhang mit der Online-Anmeldung nicht statt.
16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund rechtlicher, technischer oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird.
Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt der Verarbeitung veröffentlichte Fassung dieser Datenschutzerklärung.